Classiquement maintenant il est admis qu’adopter les approches et démarches par les processus permet d’accroître la performance de l’entreprise. Créé en 2005, le Club des Pilotes de Processus, la référence en la matière, voit d’ailleurs dans cette pratique « une véritable évolution des modes de management actuels, dans la mesure ou elle offre une orientation client en se focalisant sur la transversalité » et fait de cette vision « le futur du management des organisations humaines construites autour de finalités communes ».

La démarche processus : à quoi ça sert ?

Norme aidant, l’approche processus connaît d’ailleurs un certain succès. Effectivement, il parait logique de vouloir savoir comment l’entreprise fonctionne pour s’assurer de l’efficacité de ce fonctionnement :

• les activités réalisées sont-elles utiles et cohérentes ?
• les étapes successives sont-elles judicieuses ? leur connexion est-elle correctement assurée ?

En amenant à répondre, tout au long de la description du processus, aux deux questions : Pour Quoi faire, à quoi ça sert ? et Quoi faire ?, la démarche processus clarifie le mode de fonctionnement de l’organisation et ouvre la voie à l’amélioration continue.

Prenons l’exemple du recrutement

C’est un acte managérial de la plus haute importance en raison de ses enjeux. Mathieu Cécé, dans un numéro de Courrier Cadres intitulé « Réussissez vos recrutements »(n°61 de mai 2012) présentait avec pertinence les différentes phases successives de ce processus.

Le processus recrutement

1. Décrire précisément la fonction à tenir
2. Préciser les conditions de travail et les contraintes
3. Faire la liste des compétences (expérience et diplômes)
4. Définir un profil de candidat
5. Se faire accompagner par un organismes spécialisé ou autrui pour les entretiens
6. Compter sur la période d’essai pour confirmer ou infirmer la validité du choix.

Rien à redire.

Tout cela obéit à une grande logique si l’on se place dans une perspective taylorienne : des entreprises dont l’organisation est stable dans le temps, les changements l’exception.

Sauf que le monde a changé et l’incertitude règne en maître : évolutions technologiques rapides, environnement in-maîtrisable, innovations de rupture, concurrence mondiale et exacerbée, etc dans un monde complexe, l’agilité et l’approche systémique s’imposent. Notre processus recrutement parait dès lors relever d’une vision bien « étriquée ».

Quelques remarques destinées à le challenger :

1. Décrire précisément la fonction à décrire

Dans un monde où tout bouge en permanence et où l’adaptabilité et la réactivité sont reines la précision est-elle de mise ?…

Et si le collaborateur jouait un rôle décisif dans la dimension que prendra son poste ?

2. Préciser les conditions de travail et les contraintes

Recherche-t-on une personne passionnée par le job (en connaissant et acceptant les contraintes) ou adepte des avantages périphériques et essentiellement motivée par ces aspects ?

3. Faire la liste des compétences (expérience et diplômes)

Et si l’expérience et les diplômes ne constituaient en rien une garantie de compétence (définie comme « savoir agir ») ? et encore moins de performance ?

3. Définir un profil de candidat

Une seule « bonne réponse » ?

4. Se faire accompagner par un organismes spécialisé ou autrui pour les entretiens

Iriez-vous confier à autrui le soin de choisir votre conjoint ?
N’Êtes-vous pas le mieux placé et le plus « compétent » pour savoir s’il y a ou non « atomes crochus », si tel ou tel critère est « in-négociable » ou non ?

5. Compter sur la période d’essai pour confirmer ou infirmer la validité du choix.

Et si son issue dépendait aussi de votre action et de celle de vos collaborateurs ? Si la conduite de cette période conduisait à l’échec pour des raisons qui ne tiennent pas spécialement au nouvel arrivant ? mais plutôt au pilotage de la période d’intégration ?

Pas si simple…

Mais une note d’espoir :

Le taux d’échec des recrutements se situe entre 50% et 70%. Il tombe à 30% en y attachant le soin qu’il convient et se posant « les bonnes questions ».[1]

En guise de conclusion :

Et si, sans renier tout l’intérêt de la démarche processus, la capacité à formuler les bonnes questions l’emportait sur toute autre considération ?

En 1985, dans la Harvard Business Review, Peter Drucker notait qu’en matière de recrutements, un tiers se soldaient par un échec, un tiers se révélaient médiocres et seulement un tiers étaient judicieux. Trente ans plus tard , on estime que le taux d’échec des recrutements se situe entre 50 et 70 %.

Ce taux peut baisser à 30% si le recrutement est conduit avec méthode au cours des trois phases qui « devraient » jalonner tout recrutement : avant, pendant et après.

Et si répondre à quelques « bonnes » questions suffisait à remédier aux recrutements décevants ?

AVANT DE RECRUTER,

et au-delÀ de la définition de fonction, une question pour bien appréhender les besoins :

Question : À quoi vous attendez-vous de la part du futur collaborateur en termes de : Compétences, Comportements, Aptitudes et potentiel

Privilégiez, dans l’ordre des priorités, l’adéquation aux valeurs et à la culture de l’entreprise, puis intéressez-vous aux compétences comportementales (manière d’être et de se comporter), et validez la capacité à apprendre rapidement la technicité requise pour occuper le poste. Tentez également de cerner le potentiel du candidat.

PENDANT, LORS DE L’ENTRETIEN de recrutement

Pour estimer la bonne adéquation « candidat – entreprise/job », six questions « ouvertes », centrées sur les réalisations et les comportements dans des situations concrètement rencontrées par le candidat (pas de « discours » !)

Question 1 : Que vous attendez-vous à trouver dans une organisation comme la nôtre ?

Question 2 : Qu’attendez-vous de votre travail ?

Question 4 : Pouvez-vous donner 2 ou 3 exemples précis de réalisations correspondant à ce que vous pourriez apporter dans le job pour lequel vous postulez.

Question 5 : Parlez- moi de 2 ou 3 de vos réalisations professionnelles de ces trois dernières années qui vous ont procuré beaucoup de plaisir.

Question 6 : Parlez-moi de 2 ou 3 exemples de tâches que vous n’aimez pas particulièrement accomplir, de responsabilités que vous préférez éviter de prendre ?

APRÈS : LORS DE L’INTÉGRATION dans l’entreprise

Pour ne pas décevoir et garder intacte la motivation du candidat:

– Avant l’arrivée du nouveau recruté, les membres de l’équipe d’accueil sont informés de sa venue et de sa mission, la logistique est organisée (locaux, matériel, fournitures, agenda des Premiers jours),

– Dès le premier jour, le nouvel arrivant est accueilli par son responsable hiérarchique, présenté aux équipes; tous sont informés de ses place, rôle et mission au sein de l’équipe qui l’accueille.

– Lors de la période d’essai : un tuteur nommément désigné suit le nouveau recruté tout au long de la phase d’intégration. Des points d’étape sont prévus en cours de période d’essai – un entretien d’évaluation est programmé peu avant la fin de la période d’essai.

JOKER

« Joker 1 » : N’y a-t-il pas des collaborateurs pour lesquels le poste à pourvoir constituerait une opportunité ?

« Joker 2 « : Opérer une répartition différente des tâches (voire en remettre en cause certaines) ne rendrait-il pas plus réactive ou plus efficace la chaîne des opérations ?

« Joker 3 »: La fonction à tenir contribue-t-elle à une finalité, source de réelle valeur ajoutée ? (laquelle ?)

Pour en savoir plus : Comment réussir un recrutement à tous les coups